In einem Unternehmensalltag, in dem Effizienz und Zeitmanagement entscheidend sind, spielen Spesenabrechnungen eine bedeutende Rolle. Obwohl es wichtig ist, Mitarbeitenden ihre effektiven Spesen auszuzahlen, kann dies oft viel Zeit in Anspruch nehmen. Doch es gibt eine einfachere Lösung: Pauschalspesen. Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, bei Ihrer kantonalen Steuerverwaltung ein Spesenreglement zur Prüfung einzureichen, um anschließend Pauschalspesen auszahlen zu dürfen? Es gibt viele Gründe, die für ein genehmigtes Spesenreglement sprechen.

Das umfassende Spesenreglement behandelt verschiedene Kostentypen wie Fahr-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten sowie Repräsentationsauslagen. Die Genehmigung des Spesenreglements ist notwendig, da die Steuerverwaltung prüfen muss, ob es sich um legitime Geschäftsausgaben handelt oder um verdeckte Lohnzahlungen. Spesen gelten nicht als steuerbares Einkommen und müssen klar geschäftlich begründet sein.

Geschäftlich begründete Spesen entstehen aus konkreten geschäftlichen Aufträgen, wie beispielsweise Kundenterminen in anderen Städten, die Reisekosten, Verpflegung und Übernachtung erfordern. Ein Pauschalbetrag pro gefahrenem Kilometer für Fahrten zu Kunden kann ebenfalls als begründete Spesen gelten. Die Genehmigung eines Spesenreglements vereinfacht die Abrechnungsprozesse und bietet Klarheit für alle Beteiligten.

Wenn Sie beabsichtigen, Pauschalspesen wie Mittagessen, Abendessen und Kilometerentschädigung für Privatfahrzeuge auszuzahlen, kann die Erstellung und Genehmigung eines Spesenreglements erheblich helfen. Diese Genehmigung gewährleistet Steuerfreiheit für die Mitarbeitenden und klärt die sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Spesen. Ein transparentes Vorgehen in Bezug auf Spesenabrechnungen bringt Vorteile für das Unternehmen, die Mitarbeitenden und die Steuerverwaltung.

Obwohl die Erstellung eines Spesenreglements mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, zahlt sich dieser langfristig aus. Insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst und die Anzahl der Mitarbeitenden zunimmt, bringt die Einführung von Pauschalspesen Klarheit und Effizienz in Ihre Ressourcenverwaltung. Die einheitliche Regelung der Spesenabrechnungen spart Zeit und minimiert Diskussionen um Belege und Fristen. Eine gut durchdachte Spesenregelung ist somit ein Schritt in Richtung effizientes und strukturiertes Management der Unternehmensressourcen.

Unsere Erfahrungen haben indes gezeigt, dass wir für Sie ein Spesenreglement inkl. Genehmigung bei der kantonalen Steuerbehörde bereits ab 350.00 CHF erstellen können.

Wenn Sie effektive Spesen abrechnen wollen, dann sollten Sie unbedingt die Prozesse der Spesenerfassung so gut es geht automatisieren lassen. Flowpro ist Partnerfirma unseres ERP-Partners CashCTRL und bietet vollautomatisierte Spesenlösungen für Sie und Ihr Personal ab. Gerne beraten wir Sie dazu.

Herzliche Grüsse

Thomas Wassmer